Privacy Policy

1. Algemeen

Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van uw persoonsgegevens als een onderdeel van het gebruik van onze website (www.vectispe.be) en de diensten die wij aanbieden. Deze verwerkingen worden steeds uitgevoerd door Vectis Partners CVBA (hierna: “Vectis Private Equity”) als verwerkingsverantwoordelijke, gevestigd te Stratem 11 bus 2 te 9880 Aalter, met ondernemingsnummer BE0548714548.

Het beschermen van persoonsgegevens van klanten en bezoekers is erg belangrijk voor Vectis Private Equity. Daarom stellen we alles in het werk om deze gegevensbescherming te waarborgen en steeds conform de General Data Protection Regulation (GDPR) te handelen wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken.

Meer concreet zal Vectis Private Equity de persoonsgegevens steeds rechtmatig behandelen voor welbepaalde doeleinden. Tot slot neemt Vectis Private Equity de technische en organisatorische maatregelen die een passende beveiliging waarborgen zodat persoonsgegevens worden beveiligd.

Vectis Private Equity is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in deze Privacyverklaring en gaat om daar mee om op een manier die overeenkomt met de geldende wettelijke eisen.

Deze Privacyverklaring is laatst bijgewerkt op 31 juli 2019. Vectis Private Equity behoudt zich het recht om deze Privacyverklaring indien nodig aan te passen. Wijzigingen worden indien fundamenteel steeds gecommuniceerd.

2. Persoonsgegevens

Conform de huidige regelgeving verstaan we onder persoonsgegevens alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

De verwerking van persoonsgegevens definiëren wij als een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

2.1. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Vectis Private Equity zal uw persoonsgegevens verwerken in functie van de algemene bedrijfsvoering, het toepassen van wet- en regelgeving en het beheren van (potentiële) investeringsdossiers en portefeuille. Verder is het ook mogelijk dat we beeldopnames van u verwerken in functie van camerabeveiliging.

Hierbij worden de volgende categorieën verwerkt:

• Identificatiegegevens (bv. naam, adres, tel, e-mail)
• Rijksregisternummer / kopie van identiteitskaart
• Financiële bijzonderheden
• Beroep en betrekking (bv. CV van sollicitant)
• Context (afgeleid uit e-mail en uw vraag in het contactformulier)
• Beeldopnamen (i.f.v. camerabewaking)

2.2. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Vectis Private Equity verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

2.2.1. Administratie en boekhouding

Vectis Private Equity verzamelt facturatie en administratieve gegevens om haar administratieve verplichtingen na te komen, zoals het aanrekenen van de diensten die aan de klant zijn verleend of onze wettelijke verplichte boekhouding te voeren. Vectis Private Equity is wettelijk verplicht deze persoonsgegevens 7 jaar te bewaren.

2.2.2. Recruitment en sollicitaties

In het kader van ondersteuning aan bedrijven in portefeuille, verzamelen we af en toe gegevens van mensen die, al dan niet spontaan, bij ons solliciteren. Dit kan onder meer via de contact-sectie op www.vectispe.be, LinkedIn-berichten, e-mails, of andere duidelijke acties waarbij een sollicitant aangeeft interesse te hebben om te solliciteren.

Indien de persoon wordt aangenomen bij het bedrijf uit onze portefeuille zullen zij uw gegevens opnemen in hun personeelsdossiers. Indien de persoon niet wordt aangenomen maar wel een interessant profiel heeft wordt deze kandidaat voor een afgesproken tijd op de werfreserve gehouden indien de kandidaat zijn toestemming hiervoor heeft gegeven.

2.2.3. Nieuwsbrief en sociale media

Wij vinden het belangrijk om een goede relatie en communicatie te hebben met onze investeerders, onze bedrijven uit onze portefeuille en onze bredere contactenbasis. Daarom contacteren wij u om u op de hoogte te houden van relevante nieuwsberichten.

Voor de verwerking van persoonsgegevens onder deze activiteit zal Vectis Private Equity gebruik maken van haar gerechtvaardigd belang. U kan ook proactief intekenen via het toestemmingsformulier op onze website.

Op elk moment kan ieder zich uitschrijven door onderaan in de e-mail op de “uitschrijven”- link te klikken. Uw e-mail adres wordt dan automatisch verwijderd uit het systeem.

2.2.4. Toepassen van AML-wetgeving

Vectis Private Equity dient te voldoen aan wettelijke vereisten en moet bijgevolg ook bepaalde persoonsgegevens verwerken in functie van de Anti Money Laundering (AML)- wetgeving. Zo zal er o.a. bij het ophalen van nieuwe fondsen en bij het uitkeren van opbrengsten aan de investeerder / aandeelhouder, men verplicht o.a. een kopie van de identiteitskaart (of vervaldocumentatie), de sector waarin de persoon actief is, economische belangen in het buitenland bevragen. Deze persoonsgegevens worden op een veilige manier verwerkt, conform de vereisten uit de AML-wetgeving.

2.2.5. Onderzoeken van nieuwe investeringsdossiers

Een onderzoek gebeurt voorafgaand elke nieuwe investering, waarbij persoonsgegevens kunnen worden verwerkt om de financiële gezondheid te kunnen bepalen en om een overkoepelend zicht te krijgen van het bedrijf. Deze verwerkingen worden (meestal) beschermd via een non-disclosure overeenkomst.

2.2.6. Beheer van de investeringsportefeuille

Wij beheren professioneel de investeringsportefeuille en zullen hierbij algemene en financiële opvolging doen van de lopende participaties in de portefeuille. Qua persoonsgegevens blijft dit beperkt tot het strikt noodzakelijke.

2.2.7. Aanvragen tot informatie via het contactformulier

De persoonsgegevens die we verzamelen via het contactformulier op onze website worden gebruikt om uw gestelde vragen passend en accuraat te beantwoorden. Om uw aanvragen tot informatie volwaardig te behandelen bewaren we uw persoonsgegevens voor deze activiteit zolang dat relevant is.

2.2.8. Camerabeveiliging

Vectis Private Equity heeft op bepaalde locaties beveiligingscamera’s geplaatst met het oog op de bescherming van de fysieke veiligheid van de bezoekers en de medewerkers. Vectis Private Equity verzamelt deze gegevens op grond van haar gerechtvaardigd belang om te voorzien in de veiligheid van iedereen. De beeldopnamen worden maximum 30 dagen bewaard.

2.2.9. Cookies

Op onze website zijn geen cookies actief.

2.3. Geven wij uw persoonsgegevens door aan derde partijen?

Vectis Private Equity zal de persoonsgegevens niet doorgeven aan andere partijen die deze persoonsgegevens mogen gebruiken voor hun eigen doeleinden. Vectis Private Equity kan occasioneel uw persoonsgegevens doorgeven indien noodzakelijk voor wettelijke vereisten (bvb aan financiële instellingen voor KYC procedures).

Vectis Private Equity maakt ook gebruik van een aantal verwerkers, wat betekent dat het om partijen gaat die uw gegevens enkel mogen verwerken voor doeleinden die wij bepalen. Onder geen enkel beding zullen zij uw persoonsgegevens verwerken voor hun eigen doeleinden. Dit gaat in hoofdzaak over ICT-partners en bedrijven die taken van due diligence uitvoeren.

3. Welke rechten heeft u, en hoe oefent u ze uit?

U kan elk van de onderstaande rechten uitoefenen door contact op te nemen met ons door een e-mail te sturen naar webmaster@vectispe.be.

3.1. De inzage van uw persoonsgegevens.

U heeft het recht om inzage te krijgen van alle persoonsgegevens die we van u verwerken. U kan hiervan ook een kopie krijgen dat we u op papier of digitaal bezorgen.

3.2. Het verbeteren van uw persoonsgegevens.

U heeft het recht om van ons te vragen uw persoonsgegevens aan te passen wanneer deze niet juist of niet volledig zijn. U mag ook vragen om uw persoonsgegevens tijdelijk niet te gebruiken totdat deze juist of volledig zijn.

3.3. Het intrekken van uw toestemming.

Indien een toestemming van toepassing is (bv. u tekende in op onze nieuwsbrief), heeft u te allen tijde het recht om uw toestemming opnieuw in te trekken.

3.4. Het wissen van uw persoonsgegevens.

U heeft het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd als deze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden van deze privacyverklaring of als u uw toestemming voor de verwerking intrekt.

Let op: Wij zijn niet verplicht om uw persoonsgegevens te verwijderen als we deze omwille van een wettelijke verplichting moeten of mogen bewaren.

3.5. Het overdragen van uw persoonsgegevens.

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een universeel leesbaar formaat te ontvangen zoals een tekstbestand of ander digitaal bestand.

Let op: Wij zijn niet verplicht om uw persoonsgegevens over te dragen als deze dienen om aan een wettelijke plicht te voldoen.

3.6. Bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer u vindt dat wij uw persoonsgegevens niet op een correcte manier gebruiken kan u bezwaar aantekenen tegen deze verwerkingen, zoals verwerkingen in het kader van nieuwsbrieven, marketing, of andere verwerkingen die niet noodzakelijk zijn in de context van onze professionele relatie.

Let op: Een bezwaar op een bepaling uit een contractuele overeenkomst is wettelijk niet mogelijk.

3.7. Een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit

Indien u niet tevreden bent over de manier waarop er met uw persoonsgegevens wordt omgegaan kan u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Dit is de Gegevensbeschermingsautoriteit in België. Voor meer informatie kan u steeds terecht op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.